Особенности обмена данными из УПП 1.3 в БП 3.0

Весомые аргументы для осуществления обмена

У многих руководителей, умеющих считать расходы, возникает вопрос, зачем нужны лишние затраты денег и времени на переход с конфигурации «Управление производственным предприятием 1.3» на «Бухгалтерия предприятия 3.0».

Попробуем объяснить, почему даже главный бухгалтер, который трепетно относится к расходованию бюджета компании, согласится на внедрение учета в Бухгалтерии предприятия 3.0 вместо Управление производственным предприятием 1.3. Назовем самые веские, на наш взгляд, причины:

Что такое БП 3.0 в сравнении с УПП 1.3? Выражаясь упрощенно и слегка высокопарно, — новое слово в программном обеспечении. Оно звучит громко и убедительно:

• много основного и дополнительного функционала;
• управляемые формы;
• автоматизированные решения дополнительных хозяйственных операций.

Расширение функционала способствует экономии времени, повышению производительности.

Второй аргумент тесно взаимосвязан с первым. Он также свидетельствует об экономии времени. А заключается в том, что УПП 1.3 поддерживает ведение управленческого учета. На деле это означает наличие в каждом документе большого количества реквизитов. Сотрудникам их необходимо заполнять, затрачивая рабочие часы. В БП 3.0 операции по вводу каждой расходной накладной занимают вдвое меньше времени. В более простом режиме можно закрыть месяц.

Стоит отметить, что фирме совсем не обязательно отказываться от использования УПП 1.3, внедряя новую конфигурацию БП 3.0. Оба решения удобно использовать, разделив компетенции:

• УПП 1.3 устанавливается сотрудникам из отдела закупок и продаж;
• в БП 3.0 бухгалтеры ведут бухгалтерский учет.

Способствует успешной реализации данного сценария регулярный обмен, который отлично настраивается в автоматическом режиме, с составлением четкого расписания. Чтобы это стало возможным, надо приобрести еще одну конфигурацию 1С. Она называется МС: Автообмен. При ее использовании изменения в действующие конфигурации 1С не вносятся.

Обмен данных между УПП 1.3 и БП 3.0 происходит по правилам

Осуществлять обмен надо, не отходя от определенных правил:

• Прежде всего, предварительно формируется архивная копия базы БП 3.0, куда будет производиться дальнейшая загрузка.
• Во-вторых, в работе сервера организации должны быть задействованы актуальные решения:
• версия «1С: Предприятие 8.3»;
• неизмененные конфигурации «1С: УПП 8, ред. 1.3» и «1С: БП 8, ред. 3.0».

Форма поставки правил обмена — это файл в формате XML с открытым исходным кодом.

Как поступить тем пользователям, у которых установлены нетиповые ПО? Предлагаем обращаться к нам. Наши специалисты выполнят доработку правил.

На какие особенности обмена обратить внимание

Важно, что данные регистров управленческого учета не понадобятся. Переносятся остатки, которые зарегистрированы на определенную дату на счетах бухучета УПП 1.3.

Для обмена достаточно одного этапа. Загрузка проходит по алгоритму:

• во-первых, надо установить учетную политику;
• во-вторых, загрузить справочники, планы видов характеристик, регистры сведений;
• на третьем шаге загружаются остатки;
• последняя ступень загрузки — документы.

Для обмена применяется типовая обработка «Универсальный обмен в формате XML». Она есть в каждой типовой конфигурации 1С, включая УПП 1.3 и БП 3.0. Вы можете ознакомиться с подробной инструкцией, как применить эту обработку при обмене. Она располагается внизу статьи.

Необходимо обратить внимание на форму обработки универсального обмена. В ней проставляется дата начала и окончания периода выгрузки. Это важно, так как остатки по счетам переносятся с учетом даты начала выбранного периода. При этом документы — в интервале между датами начала и конца периода.

Рекомендации по работе, когда накоплен большой объем данных

Сначала мы рассмотрели, как провести обмен в один этап. Но есть ситуации, когда обмен следует разбить на несколько стадий. Если файл выгрузки весит свыше 3 – 4 Гб, а компьютер или сервер не обладают достаточной мощностью, организуйте обменный процесс поэтапно:

• сначала выгружается справочная информация;
• на следующей ступени — остатки на счетах;
• в последнюю очередь документы.

Причем на каждой ступени можно предусмотреть разбивку по годам, месяцам. Выгрузка из УПП 1.3 и загрузка в базу БП 3.0 в данной ситуации происходит поочередно.

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ: В списке правил отмечаются группы, например, Справочники. Так делается в обязательном порядке, когда группа должна быть перенесена целиком. Когда для дальнейшего использования нужны только отдельные справочные сведения, не обозначайте группу в правилах.

Постскриптум к «правильному» обмену

Процесс переноса в базу БП 3.0 происходит уже десяток лет. Можно утверждать, что накопился большой опыт. Тем не менее иногда случаются сбои. Чаще всего это происходит не по причине отсутствия компетенций, а в силу особенностей учета в отдельных компаниях.

При обнаружении ошибок не стоит паниковать. Наша поддержка Вам гарантирована в любых ситуациях. Достаточно связаться с нами по «электронке»: task@moscowsoft.com и сообщить об ошибке. На исправление может понадобиться от одних до двух суток. Гарантии на исправление правил касаются только тех клиентов, которые работают с типовыми конфигурациями 1С, соблюдая рекомендации поставщика ПО относительно ведения учета и методики.

ПОЛЕЗНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: В процессе обмена важны все нюансы. Например, такие:

• При загрузке в базовую версию БП 3.0 на вкладке Параметры надо установить отбор по своей компании.
• Тщательно проверить полное совпадение полей в карточке УПП 1.3 и БП 3.0. Замечание касается: Наименование в программе, ИНН, КПП.

При наличии расхождений базовая версия БП 3.0 не сопоставит сведения и сочтет это попыткой загрузить еще одну организацию. Попросту произойдет прерывание загрузки.

Обмен и обработки

Существенным недостатком продуктов 1С является то, что разработчик не предлагает типовой перенос данных, равно как и обмен из УПП 1.3 в базу БП 3.0. Между тем механизм обработчиков событий позволяет преобразовывать данные, конвертировать различные типы и решать другие задачи, поставленные перед программистом.

С помощью обработок, таких как «Универсальный обмен данными в формате XML», можно осуществлять обмен на регулярной основе.

Зачем это нужно

Во многих организациях складывается следующая ситуация:

• бухгалтерия работает в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8, ред. 3.0»;
• отдел продаж, администрация, кадровый аппарат, другие подразделения пользуются программами УТ 10.3, УТ 11, 1, ERP 2, УПП 1.3.

Чтобы не возникало дилеммы после обмена, надо в качестве полезной альтернативы выбрать обработки. Для этого их прикрепляют как дополнения к комплексной программе и бухгалтерской, используемой конкретно для подготовки отчетности в рамках бухгалтерского учета. При этом программы не выйдут за пределы типовых ограничений, что особенно важно для бухгалтера. Ему достаточно установить на своем компьютере дату запрета изменения. Тогда во время очередного интерактивного обмена сохраненные в бухгалтерских проводках старые данные не изменятся после обновления.

Своим клиентам мы предлагаем

Во-первых, если в вашей организации установлена актуальная версия «1с: Предприятие 8.3», мы помогаем произвести обмен данными из УПП 1.3 в БП 3.0. Стоит заметить, что перенос возможен только односторонне.

Во-вторых, не стоит волноваться, если в вашем офисе установлены нетиповые конфигурации, а учет в подразделениях ведется по собственной уникальной методике. Мы за разумную плату выполним доработку обмена данными. При возникновении ошибок в процесс обмена мы сможем быстро и бесплатно их исправить. Если сбой произошел в рамках функционирования типовой программы 1С.

В-третьих, для обмена мы используем открытый код. Это позволяет осуществлять доработку программистом из числа ваших штатных сотрудников.

В-четвертых, для вас станут бесплатными обновления обмена данными. Тех, кто приобрел программу у нас, мы включим в список рассылок и будем отправлять сведения по мере выхода новых релизов на платформе 1С. Обычно обновления доступны в недельный срок.

В-пятых, своим клиентам мы предоставляем техническую поддержку. Четыре месяца после приобретения продукта она бесплатна. В дальнейшем наше сотрудничество может продолжаться по оптимальным расценкам.

В-шестых, появляется возможность быстро открывать обработки, используя минимум команд: Файл — Открыть. Для этого надо по-отдельности в программах УПП 1.3 и БП 3.0 подключить соответствующие их роли в обмене данными внешние обработки. В случае с Источником — выгрузка, для Получателя — загрузка. После подключения задать обмен из программ.

Седьмое преимущество — возможность перенести данные только по одной конкретной организации, подключив функцию «Отбор по организации». Сотрудники смогут из одной информационной базы в УПП 1.3 выгрузить данные в несколько ИБ БП 3.0.

Восьмой, заключительный, но не по значимости, момент: реальная возможность сохранять документ от стирания при загрузке данных из УПП 1.3. Это может потребоваться в случае корректировки документов, проведенной в базе БП 3.0, после обмена. Также в УПП 1.3 могли корректироваться файлы задним числом. Когда опять понадобится сделать обмен новых документов, они рискуют быть уничтожены. Такой риск нивелируется простым добавлением команды «Защитить» в основном тексте комментария документов программы БП 3.0. Запись можно сделать в любом месте комментария, в любом регистре букв. Совет: эту возможность лучше объединить с записью даты запрета на редактирование в программе БП 3.0.

Описание параметров в формате таблице

Для тех, кого интересует описание опциональных параметров выгрузки, на сайте размещена статья. Вы можете ознакомиться с ней, задать возникшие вопросы в личные сообщения. Переходите по ссылке, изучайте материалы!