Перенос данных в новую программу 1С — это не только выгрузка справочников и остатков. Если вместе с остатками нужно перенести и документы из старой базы, встаёт вопрос: что делать с их статусом проведения? Если просто загрузить документы «как есть» и оставить их непроведёнными, бухгалтеру придётся вручную перепроводить сотни, а то и тысячи документов — причём в правильном порядке, иначе в учёте появятся ошибки по остаткам и взаиморасчётам. Чтобы избавить клиентов от этой рутины, в Sky1c разработан алгоритм автоматического проведения документов после переноса. Разберём, как он устроен и почему порядок проведения имеет значение.
Особенности переносов данных Sky1c
Sky1c разрабатывает и поддерживает переносы данных 1С в формате XML для удобного старта работы в новых программах 1С. В отличие от простого переноса входящих остатков и справочной информации, наши переносы умеют переносить из старой базы ещё и документы — со всей их историей и реквизитами. Это удобно, когда клиенту важно сохранить не только текущие цифры на счетах, но и возможность «провалиться» в первичные документы: посмотреть, из какой реализации сложился остаток по контрагенту, или свериться с конкретной поставкой.
Но перенос документов сам по себе — только полдела. Документы в старой базе почти всегда были проведены, а значит, в новой базе их тоже нужно привести в проведённое состояние — причём так, чтобы итоговые остатки и обороты совпали с исходной базой. Делать это вручную после каждого переноса неудобно и долго, поэтому в переносах Sky1c этот шаг автоматизирован.
Как работает алгоритм проведения документов
Чтобы клиенту не пришлось после переноса самостоятельно проводить документы, мы разработали алгоритм их автоматического проведения. Он работает в несколько последовательных итераций, а не «проводит всё подряд одним проходом» — и в этом его ключевая особенность. Порядок проведения имеет значение: часть документов формирует движения, на которые опираются другие документы (например, списание товара при реализации возможно только тогда, когда товар уже поступил и корректно отражён на складе), поэтому проведение «вразнобой» неизбежно привело бы к ошибкам — товар «в минус», задвоенные суммы задолженности и расхождения по регистрам накопления.
Алгоритм решает эту проблему тем, что разбивает весь процесс на итерации с чётко заданным порядком — сначала одни группы документов, потом другие, и заканчивается всё документами, которые логически должны идти последними.
Как формируется список документов на проведение
Ещё во время самой загрузки данных мы составляем таблицу документов, которые предстоит провести. Важный нюанс: во время загрузки документы не проводятся — они просто записываются в базу. Проведение выполняется отдельным этапом, уже после того, как вся загрузка завершена.
В эту таблицу попадают не все загруженные документы подряд, а только те, что соответствуют двум условиям:
- дата документа свежее даты, на которую введены начальные остатки — документы, которые логически «старше» остатков, повторно проводить не нужно, их движения уже учтены в остатках;
- документ был проведён в исходной базе 1С — иногда в базе-источнике вместе с проведёнными переносятся и непроведённые документы (например, черновики или отменённые операции), и такие документы в список на проведение не попадают, они так и остаются в новой базе непроведёнными, как и были в старой.
Такой отбор гарантирует, что после переноса статус проведения документа в новой базе будет полностью соответствовать статусу в старой — ни один документ не «допроведётся» лишний раз и ни один нужный документ не окажется пропущен.
Первая итерация: почему заказы клиентов проводим в первую очередь
После завершения загрузки стартует первая итерация проведения — в неё попадают заказы клиентов и заказы поставщикам. Документы проводятся строго в хронологическом порядке, от самых ранних к самым поздним.
Заказы вынесены в первую итерацию не случайно. Заказ клиента и заказ поставщику — это документы-основания: на них в дальнейшем ссылаются другие документы (реализации, поступления, счета), в них хранится информация о резервировании товара, состоянии оплаты и статусе выполнения заказа. Если провести, например, реализацию раньше связанного с ней заказа, часть автоматических связей и статусов в системе может отработать некорректно — заказ «не увидит», что по нему уже была отгрузка, и будет считаться невыполненным, хотя фактически товар уже отгружен. Поэтому логично сначала восстановить «фундамент» — заказы, — и только потом переходить к документам, которые на них опираются.
Вторая итерация: все остальные документы
Вторая итерация — это все документы, кроме заказов (уже проведённых на первом шаге) и счетов-фактур, которые вынесены в отдельную, последнюю группу. Сюда попадают поступления, реализации, банковские и кассовые документы, документы по расчётам с персоналом, перемещения и другие. Как и в первой итерации, проведение идёт строго в хронологическом порядке — от старых документов к новым.
Такой порядок важен для складского и взаиморасчётного учёта: если провести реализацию раньше связанного с ней поступления, товара на складе ещё не будет, и документ либо уйдёт в минус по остаткам, либо, в зависимости от настроек, вовсе откажется проводиться. Хронологическое проведение внутри итерации воспроизводит ту же последовательность операций, что была в старой базе, и поэтому остатки на складах и по взаиморасчётам после переноса сходятся с исходными данными.
Важность проведения счетов-фактур после реализаций
Счета-фактуры выданные и полученные проводятся в последнюю очередь, отдельной, третьей итерацией — и на то есть техническая причина. Счёт-фактура в 1С формируется на основании уже проведённого документа реализации или поступления и во многом опирается на данные этого документа-основания: сумму, ставку НДС, состав табличной части. Если попытаться провести счёт-фактуру раньше, чем проведён связанный с ней документ-основание, часть данных, на которые она ссылается, может оказаться ещё не сформированной, что приводит к ошибкам проведения или некорректному отражению НДС в учёте.
Проводя счета-фактуры строго после того, как проведены все реализации и поступления (то есть после завершения второй итерации), алгоритм гарантирует, что к моменту проведения каждой счёт-фактуры её документ-основание уже полностью отражён в учёте. Это исключает ошибки по НДС и обеспечивает корректное формирование книги покупок и книги продаж после переноса.
Заключение
Автоматическое проведение документов после переноса данных — не дополнительная опция, а необходимый шаг для того, чтобы новая база 1С сразу после миграции показывала те же остатки и обороты, что и старая. Именно поэтому в переносах Sky1c проведение выполняется не одним проходом, а последовательными итерациями: сначала документы-основания (заказы клиентов и поставщикам), затем все остальные документы в хронологическом порядке, и только в конце — счета-фактуры, которые опираются на уже проведённые реализации и поступления. Такой порядок исключает ошибки по остаткам, взаиморасчётам и НДС, которые почти неизбежны при ручном или «случайном» проведении большого массива документов.
Если вы планируете переход на новую версию 1С и хотите, чтобы перенос данных, включая историю документов, прошёл без ручной доработки — посмотрите, какой перенос данных 1С подойдёт именно для вашей ситуации, или напишите команде Sky1c, поможем подобрать вариант.