«1С:Управление проектной организацией 8»: решение для обеспечения проектного и процессного управления
Для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных предприятиях и организациях фирма «1С» разработала программный продукт «1С:Управление проектной организацией 8», предназначенный для предприятий с проектным типом производства. Его могут успешно применять организации, которые заняты любыми видами деятельности и при этом используют в своей работе управление проектами: инжиниринговые предприятия, управляющие и инвестиционные компании, департаменты развития бизнеса, проектные институты и конструкторские бюро, консалтинговые компании, разработчики программного и аппаратного обеспечения, дизайнерские, архитектурные и рекламные студии и т.д.
При разработке «1С:Управление проектной организацией 8» были учтены методики управления проектами и портфелями проектов, реализованные в ведущих мировых стандартах.
«1С:Управление проектной организацией 8» – интегрированное решение на основе программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Управление проектным офисом». В рамках интеграции функциональные возможности подсистем «1С:Управление производственным предприятием» дополнены возможностями подсистем «1С:Управление проектным офисом».
В результате «1С:Управление проектной организацией 8» представляет собой комплексное прикладное решение, которое охватывает основные контуры управления и учета на проектно-ориентированных предприятиях.
Основные подсистемы программы сгруппированы в блоки «PMO. Управление проектами и портфелями проектов», «ERP. Управление ресурсами предприятия» и «CRM/SRM. Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками».
Возможности блока «ERP. Управление ресурсами предприятия» позволяют проводить мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, управлять финансами, продажами, закупками, запасами, производством, основными средствами и ремонтами, а также решать другие задачи. Предусмотрено управление персоналом, включая расчет заработной платы.
Использование блока «CRM/SRM. Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками» позволяет оптимальным образом организовать работу с различными категориями клиентов, отслеживать все обращения клиентов и оперативно на них реагировать, планировать взаимодействие с клиентами, оценивать результаты различных маркетинговых и рекламных акций по их привлечению. Средства для анализа данного блока обеспечивают анализ доходности и прибыльности по каждому клиенту, региону, рынку и группе товаров. Эти возможности могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений.
В блоке «PMO. Управление проектами и портфелями проектов» объединены подсистемы «Управление портфелями проектов и программами проектов», «Проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия», «Управление финансами проектов и портфелей проектов», «Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта», «Оперативное управление проектными работами» и «Управление знаниями». Рассмотрим некоторые подсистемы этого блока.
Управление портфелями проектов и программами проектов
Основным объектом управления подсистемы является проект. Под проектом в данном случае понимается ограниченный во времени комплекс взаимосвязанных мероприятий, проводимых предприятием с целью получения уникальных продуктов и результатов. Программа проектов – это несколько взаимосвязанных между собой проектов, управление которыми координируется для получения преимуществ, недостижимых в случае управления ими по отдельности. Портфель проектов – это набор проектов, объединенных по неким критериям. С технической точки зрения «портфель проектов» представляет собой дополнительные аналитические разрезы для любых отчетов, в которых в том или ином качестве присутствуют проекты.
Портфели проектов и программы проектов хранятся в соответствующих справочниках.
Для контроля за изменениями в состоянии проектов по произвольному набору критериев используется механизм показателей проектов. Набор показателей для оценки и отслеживания состояния проектов зависит от специфики деятельности конкретного предприятия, от применяемых управленческих методик и технологий и, кроме того, может определяться личными предпочтениями руководителей. Можно также применять индикаторы. Индикатор представляет собой показатель проекта, дополненный возможностью настройки правил отображения в зависимости от его значения. Правило отображения содержит условие, состоящее из вида сравнения (равно, больше или меньше) и значения-ограничителя, а также пиктограммы. При формировании отчетов-диаграмм по проектам система «проверяет» условие, например превышение стоимости этапа проекта некоторого заданного значения, и при его выполнении изменяет вид индикатора на тот, который соответствует выполненному условию.
Показатели и индикаторы проектов хранятся в справочниках. Для ввода в систему данных о текущем значении индикаторов и показателей того или иного проекта используется документ «Регистрация значений индикаторов и показателей», для их вывода – отчет «Анализ показателей проектов».
Для работы с портфелями проектов предназначен режим «Рабочее место руководителя». Данный режим позволяет формировать портфели проектов, т.е. отбирать проекты из общего списка по заданным критериям, и быстро переключаться между ними. На основании текущих значений индикаторов и показателей проектов реализован вывод в графическом виде информации о текущем состоянии проектов портфеля. Для получения детальной информации по проектам предусмотрен перенос портфеля проектов в специальные инструменты анализа.
Программа содержит ряд инструментов, обеспечивающих получение и анализ сводной информации по всем проектам, которые выполняются или планируется выполнить, – «Анализ выполнимости проектов» и «Анализ проектов по вехам».
Инструмент «Анализ выполнимости проектов» позволяет анализировать принципиальную выполнимость проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия. Под ресурсами в данном случае понимаются трудовые ресурсы. В результате анализа выявляются конфликты ресурсов между выполняемыми, утвержденными к выполнению и планируемыми проектами, если они имеют место. Результаты данного анализа используются при принятии решений в области долгосрочного планирования деятельности предприятия.
Для поддержки процесса принятия решений в сфере оперативного и финансового контроля деятельности используется инструмент «Анализ проектов по вехам». Проектная веха в терминологии программы представляет собой некоторое контрольное событие проекта, привязанное к дате, например обязательство по контракту, внешнее календарное событие и т.д. «Анализ проектов по вехам» позволяет получить сводную информацию о контрольных событиях разных проектов в виде таблицы, а также в диаграмме Ганта. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчет прогнозируемых финансовых санкций.
Управление трудовыми ресурсами
Для повышения эффективности деятельности предприятие нуждается в управление трудовыми и материальными ресурсами, а также в выявлении ресурсных ограничений уже на стадии предварительного планирования мощностей и проектов.
В системе поддерживаются три варианта управленческой структуры предприятия – проектная, функциональная и матричная.
На предприятии с проектной структурой управления планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач, при функциональной структуре – руководители подразделений и департаментов. «Матричная» структура управления подразумевает, что планами проектов управляют руководители проектов, а трудовыми ресурсами и выполнением работ – руководители подразделений.
В программе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ. Сначала на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям). После этого на этапе оперативного планирования они распределяются между трудовыми ресурсами.
Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ. При этом для каждого трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учетных ставок.
В программе предусмотрен анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, что обеспечивает выявление как «перегруженных», так и «недогруженных» трудовых ресурсов. Для моделирования ограничений предприятия по ресурсам для каждой роли в системе указывается ее плановая мощность. Сопоставление плановой и фактической мощности каждой роли позволяет выявить «узкие» места в планировании и использовании трудовых ресурсов.
Управление финансами проектов и их портфелей
Для обеспечения ликвидности и рентабельности основной деятельности предприятию необходимо управлять финансами проектов, заниматься проектным бюджетированием, получать фактические данные из подсистемы ведения учета, а также проводить мониторинг использования и освоения бюджетов.
Для каждого проекта система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов – бюджет расходов, бюджет доходов и бюджет движения денежных средств по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и договоров с контрагентами.
В системе предусмотрено автоматическое формирование элементов бюджета расходов по проекту. Данный бюджет формируется на основе информации о затратах, запланированных для привлечения трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Формирование выполняется на основании схемы распределения по статьям затрат суммы, запланированной для привлечения того или иного ресурса. Схему распределения настраивает пользователь. При этом допускается ситуация, в которой по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только ее часть.
Основная особенность управления финансами проекта, реализованная в системе, заключается в неявной привязке элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, которые описывают привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. В случае изменения сроков проектной задачи, в том числе в результате актуализации проекта, система обеспечивает автоматический перерасчет финансовых планов.
В системе реализован механизм версионирования финансовых планов проекта. Текущий план любого из бюджетов в любой момент можно оформить как версию плана бюджета. Количество хранимых версий не ограничено. Использование механизма версионирования позволяет отслеживать изменения в бюджетах проекта, выявлять отклонения, анализировать их причины и своевременно корректировать финансовую политику предприятия.
Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начисленных фактических доходах и расходах можно производить на любой стадии жизненного цикла проекта, в том числе даже после завершения проекта.
На уровне бюджетов проекта система позволяет выполнять план-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов. Предусмотрено получение фактических финансовых данных проекта на основании первичных учетных документов. Реализована возможность выявления и анализа отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическими данными.
Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта
Для обеспечения цикличности бизнеса необходимо управлять жизненным циклом и фазами проекта. В системе жизненный цикл состоит из стадий инициации, планирования, утверждения, выполнения и завершения. Необходимо также управлять совокупностью структурной декомпозиции работ, календарных сроков и контрольных событий, а также данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах. Под структурной декомпозицией работ понимается представление иерархической структуры работ с необходимым уровнем детализации. При этом каждый нижестоящий уровень структуры представляет собой детализацию элемента высшего уровня.
Ключевым инструментом в управлении проектами является механизм актуализации проекта. С помощью этого механизма на основании данных о фактическом выполнении или невыполнении проектных работ нижнего уровня декомпозиции система обеспечивает полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Регулярная актуализация проекта дает возможность руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
На уровне проекта система позволяет выполнять план-фактный анализ проектных задач по срокам, длительности, стоимости и затратам ресурсов. Предусмотрен также анализ контрольных событий проекта, расчет прогнозируемых и фактических финансовых санкций.
Оперативное управление проектными работами
Непрерывность бизнеса обеспечивается регулярным менеджментом, диспетчеризацией и мониторингом проектных работ и операций, управлением изменениями содержания и сроков, координацией работ исполнителей, а также управлением бюджетом рабочего времени персонала.
Система допускает нелинейное прохождение проектной работы по стадиям. Так, задача может быть возвращена исполнителю на доработку, она может быть завершена с признаком «неуспешно» и т.д. В последнем случае создается новый экземпляр задачи, который передается другому исполнителю.
Реализованный в системе механизм эскалации проектных работ позволяет исполнителю своевременно довести до руководства данные о предполагаемых задержках при выполнении работ. Эти данные используются механизмом актуализации, при этом «плохие новости» оказывают влияние на календарные сроки проекта.
На уровне проектных работ система обеспечивает сбор и анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах рабочего времени. Предусмотрены анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, выявление и анализ возникших отклонений. Реализована возможность изучать накопленную статистическую информацию по эскалации проектных работ, выявлять и исследовать причины срыва установленных сроков.
Как показывает практика, использование программного продукта «1С:Управление проектной организацией 8» способствует результативному взаимодействию между проектными и функциональными службами организации, организации эффективного управления финансами компании и оперативному контролю за ходом работ по проектам. В результате увеличивается количество выполняемых проектов, повышается качество их реализации. Управление составом портфелей проектов и объективный анализ приоритетности задач обеспечивают достижение стратегических целей компании.
